Werking van de administratie

De gemeenteraad

1. De gemeenteraad regelt alles wat van gemeentelijk belang is en beraadslaagt over elk onderwerp dat de hogere overheid hem voorlegt.
2. Hij maakt de gemeentelijke reglementen van inwendig bestuur en de gemeentelijke politieverordeningen.
3. Hij kan administratieve straffen en sancties opleggen voor overtredingen van zijn reglementen en verordeningen.
4. Hij kan in zijn midden commissies oprichten die als taak hebben de besprekingen in de gemeenteraadszittingen voor te bereiden. De mandaten van commissielid worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. De raad benoemt de leden van deze commissies. De commissies kunnen deskundigen of belanghebbenden horen. In Evere telt de raad op dit ogenblik (2019) één enkele commissie, ‘Commissie van de gemeenteraad’ genaamd. Vroeger heette deze commissie ‘Verenigde secties’. Ze is samengesteld uit alle gemeenteraadsleden.
5. Hij kan adviesraden instellen. Met ‘adviesraden’ wordt bedoeld ‘elke vergadering van personen, ongeacht hun leeftijd, die er door de raad mee wordt belast een advies te formuleren over bepaalde vraagstukken’. De raad bepaalt de samenstelling van de adviesraden (ten hoogste twee derde van de leden mag van hetzelfde geslacht zijn; zo niet, dan kunnen de adviezen niet rechtsgeldig worden uitgebracht). In de loop van het jaar van vernieuwing van de gemeenteraad legt het college van burgemeester en schepenen een evaluatierapport voor aan de gemeenteraad.
6. Hij kan verordeningen betreffende de prostitutie vaststellen om de zedelijkheid en de openbare rust te verzekeren.
7. Hij beheert de bossen en wouden, onder toezicht van de hogere overheid.

Het college

Het college van burgemeester en schepenen is belast met:

1. de uitvoering van de wetten, de decreten, de ordonnanties, de reglementen en de besluiten van de staat, de gewesten, de gemeenschappen, de gemeenschapscommissies, de provincieraad en de bestendige deputatie van de provincieraad, wanneer die aan het college is toevertrouwd;
2. de bekendmaking en de uitvoering van de gemeenteraadsbesluiten;
3. het beheer van de gemeentelijke inrichtingen;
4. het beheer van de eigendommen van de gemeente, en de vrijwaring van haar rechten;
5. het beheer van de inkomsten, de afgifte van bevelschriften tot betaling van de uitgaven van de gemeente en het toezicht op de boekhouding;
6. de leiding van de gemeentewerken;
7. de vaststelling van de rooilijnen van de wegen;
8. de afgifte van de stedenbouwkundige attesten en van de bouw- en verkavelingsvergunningen en de afgifte van de milieuvergunningen;
9. het onderhoud van de buurtwegen en de waterlopen;
10.  het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand. De burgemeester, of een daartoe aangewezen schepen, vervult de functie van ambtenaar van de burgerlijke stand.
     Zij kunnen beambten van het gemeentebestuur machtigen tot:
     - het afgeven van uittreksels uit of afschriften van akten van de burgerlijke stand;
     - het afgeven van uittreksels uit de bevolkingsregisters en van getuigschriften;
     - het legaliseren van handtekeningen;
     - het voor eensluidend verklaren van afschriften van documenten.
     In geval van machtiging moet die machtiging vóór de ondertekening worden vermeld;
11.  het bewaren van de archieven, van de titels en van de registers van de burgerlijke stand;
12.  het opleggen van de schorsing, de intrekking van vergunningen of de sluiting van inrichtingen ingevolge een procedure voor administratieve sanctie;
13.  het voeren van de rechtsgedingen waarbij de gemeente hetzij als eiser, hetzij als verweerder betrokken is;
14.  het verhelpen van hinderlijke voorvallen waartoe in vrijheid gelaten ‘razenden’ aanleiding zouden kunnen geven;
15.  de politie over de vertoningen; het college kan elke vertoning verbieden om de openbare rust te handhaven;
16.  de tijdelijke politieverordeningen op het wegverkeer;
17.  het toezicht op de door de gemeente bezoldigde beambten, behalve op de leden van het lokale politiekorps;
18.  het vaststellen van het organigram, vergezeld van een beschrijving van de opdrachten van de diensten, met inbegrip van de identificatie van resultaatsindicatoren, en de publicatie van het organigram op de website van de gemeente;
19.  de vaststelling van de type-functiebeschrijvingen van het personeel, met opgave van de opdracht, de voornaamste activiteiten en de vaardigheden;
20.  de aanstelling van de leden van de examen- en selectiecommissies.

De gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris ontvangt zijn instructies van de raad, het college of de burgemeester, afhankelijk van hun respectieve bevoegdheden. Zijn opdrachten zijn:

1. de algemene leiding van de gemeentelijke diensten;
2. de leiding en het dagelijkse beheer van het personeel;
3. het voorzitterschap van het directiecomité;
4. het opstellen van de ontwerpen van personeelsformatie, van organigram, van opleidingsplannen en van arbeidsreglementen;
5. de voorbereiding en de uitvoering, onder meer in het directiecomité, van de beleidshoofdlijnen vervat in de oriëntatienota;
6. de voorbereiding van de dossiers die aan de gemeenteraad en aan het college worden voorgelegd;
7. de redactie van de notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad en van het college, die hij bijwoont;
8. het verstrekken van juridische en administratieve adviezen aan de gemeenteraad en aan het college, onder meer in verband met de naleving van de wetten;
9. het instellen en het opvolgen van het intern controlesysteem;
10.  het opstellen van het jaarverslag betreffende de verplichte transparantie van de lokale mandatarissen;
11.  het medeondertekenen van alle documenten (reglementen en verordeningen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen, publicaties, akten en briefwisseling van de gemeente). Het college van burgemeester en schepenen kan een machtiging van medeondertekening van bepaalde documenten toestaan aan een of meer gemeenteambtenaren. In dat geval moet de vermelding van de machtiging (naam en hoedanigheid van de gemachtigde ambtenaar) voorafgaan aan de ondertekening. Deze machtiging moet schriftelijk gebeuren en de gemeenteraad moet ervan op de hoogte worden gebracht tijdens de eerstvolgende vergadering.

De gemeenteontvanger

De gemeenteontvanger heeft twee soorten taken:

Taken die hij alleen en onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent:

1. het houden van de gemeentelijke boekhouding en het opstellen van de jaarrekeningen;
2. de invordering van de gemeenteontvangsten;
3. de inning van de regelmatige schuldvorderingen;
4. de heffing van de gemeentebelastingen;
5. het beheer van de rekeningen en van de algemene kasmiddelen van de gemeente;
6. het beleggen op korte termijn van de thesauriemiddelen;
7. de centralisatie van de vastleggingen;
8. de betaling van de uitgaven tegen regelmatige bevelschriften;
9. het uitbrengen van een jaarlijks verslag over de financiële toestand van de gemeente (dit verslag wordt bij de ontwerpbegroting gevoegd).

Taken die hij op verzoek en onder het gezag van het college uitoefent:

1. Het college kan aan de ontvanger om het even welke andere opdracht toevertrouwen die verband houdt met zijn bevoegdheden, onder meer inzake financieel beheer.

Het directiecomité

Het directiecomité is samengesteld uit de gemeentesecretaris, de eventuele adjunct-gemeentesecretaris, de gemeenteontvanger, de directeur human resources en elke persoon die, onder het rechtstreekse hiërarchische gezag van de gemeentesecretaris, verantwoordelijk is voor een dienst.

Het directiecomité stelt zijn huishoudelijk reglement vast.

Het directiecomité is belast met de volgende taken:

1. het bijstaan van de secretaris in zijn opdracht om de werkzaamheden van de verschillende gemeentediensten onderling te coördineren;
2. het zorgen voor de transversale uitvoering van de beslissingen van de raad en van het college door de betrokken gemeentediensten;
3. het geven van advies over de ontwerpen van personeelsformatie en organigram opgesteld door de secretaris.

Het directiecomité vergadert ten minste een keer per maand, onder het voorzitterschap van de gemeentesecretaris, die er de agenda van vaststelt. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt. De agenda en het verslag worden meegedeeld aan het college.